Relatórios, atas de reunião, e-mails, mensagens WhatsApp. O registro de informações escritas pode prejudicar o desempenho do trabalho quando gera mal-entendidos, retrabalho e outros prejuízos mais ou menos graves.
Escrever uma mensagem dá mais trabalho do que verbalizá-las já que precisamos estar atentos não só à grafia das palavras, como à clareza e objetividade das informações de forma a prender a atenção do leitor, e comunicar o que queremos sem deixar dúvidas.
Por isso, muitas pessoas se sentem inseguras quando se trata de fazer provas com redação e produzir textos acadêmicos ou profissionais. Mas, apesar do desconforto que a escrita pode trazer, ela impacta fortemente na comunicação em geral, é uma habilidade necessária.
Conheci profissionais brilhantes que, diante da tarefa de produzir um relatório ou qualquer texto profissional, não conseguiam evitar problemas com seus superiores ou subordinados pela dificuldade em organizar ideias registrando-as de forma muito diferente da realidade.
E ainda tem os frequentes erros de digitação que muitas vezes preferimos ignorar por estarmos diante de outros tantos erros de ortografia. Tudo isso reunido num mesmo texto prejudica sua credibilidade, ainda que o autor seja altamente competente no cargo que ocupa.
Você deve estar pensando “agora vem o conselho para ler mais”.
Exato! E como essa é uma dica incansavelmente repetida por razões óbvias, passemos para outras:
Organize as ideias
Antes de começar a escrever, pense em tudo que tem em mente: o que não pode deixar de colocar no texto, aquilo que servirá apenas de apoio, ou seja, é importante, mas não precisa muito espaço, e o que é irrelevante para quem vai ler, por isso, deve ser desconsiderado.
Nada de pressa
Se a chance de cometer erros fazendo qualquer coisa apressadamente é imensa, não é diferente quando escrevemos.
Use e abuse de dicionários e recursos de revisão
Programas de edição de texto não são capazes de identificar todos os erros, mas ajudam a reduzi-los. Além disso, os dicionários trazem sinônimos, o que é mais que útil, por exemplo, quando não queremos que um trecho do texto cause dúvida ou produza uma sonoridade desagradável por causa da escolha das palavras.
Considere quem vai ler
Coloque-se no lugar de quem está lendo o que você escreveu, tente imaginar o que o receptor sabe sobre o tema e tudo o mais que envolve receber a mensagem.
Atenção para a linguagem dos e-mails
E-mails costumam ter comunicação mais simples, o que não quer dizer informal. É preciso considerar o perfil da empresa que você está representando e o daquela que está recebendo o e-mail. Indicado ter uma assinatura padrão e usar formas de tratamento adequadas, evitando diminutivos, assim como caixa alta e exclamações.
Releia o que escreveu antes de enviar
E, sempre que possível ou dependendo da complexidade da mensagem, peça a outra pessoa que leia para ter certeza de que eliminou pequenos erros e de que seu texto está cumprindo o objetivo de comunicar sem riscos (ou grandes riscos) de mal-entendidos.
Comunicação nas mídias sociais
Paraessas, é preciso não apenas conhecer técnicas de redação, mas também ter noções de marketing de conteúdo, storytelling, tamanhos e formatos de textos para feeds, sites, blogs. Acha-se um número sem fim de tutoriais explicando como comunicar-se bem nas redes e eles ajudam bastante. Não é minha pretensão falar muito desse tipo de comunicação, uma vez que, pessoalmente, preferi contratar apoio profissional para isso.
Seguir todas essas e quantas dicas mais você puder para escrever bem, reduzem consideravelmente a chance de erros. Mas não garantem que você sempre será compreendido e não passará por problemas de interpretação das mensagens que produzir. A razão é simples: aquele que escreve e o que lê, têm a humanidade em comum. Logo, são suscetíveis a falhas.
A prática da leitura e escrita leva essa última a melhorar mais e mais.
E, embora a maioria de nós não seja escritor, vale lembrar o que disse Jorge Amado:
“O escritor é um aprendiz do seu ofício até que deixe de escrever”.
Jucélia Zardini
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